Excel: Ordenar datos

La función ordenar datos soluciona posibles dificultades encontradas en el momento de manejar tablas con gran volumen de registros desordenados. Para llevar un orden, se deberán de seguir criterios alfabéticos o numéricos dependiendo del contenido de la columna que se selecciona.

La función se encuentra en la Ficha de inicio, en el grupo Modificar, botón Ordenar y filtrar o también en la ficha de Datos en Ordenar y filtrar.

Ficha Inicio
Ficha Datos

A continuación unos ejemplos:

Se selecciona una celda de la columna que interesa ordenar, a continuación presionar el botón Ordenar y filtrar .

En Ordenar y filtrar encontrara las opciones Ordenar de la A a Z (orden ascendente) y Ordenar de la Z a A (orden descendente).

En este caso concreto interesa ordenar por orden alfabético ascendente es por ello que hay que presionar el botón Ordenar de la A a Z y automáticamente se observa como la tabla se ordena tomando como criterio la inicial de los nombres.

A continuación se busca ordenar los datos de forma que se muestren en primer lugar los nombres con números mayores y de último lugar los menores.

Para ello hay che ir en Datos y presionar el botón Ordenar.

Se abre el recuadro de criterios de orden. Presionar el botón Ordenar por y seleccione la columna de interés, para el ejemplo se seleccionará la columna Edad. El siguiente paso es elegir el Criterio de orden, para el ejemplo se ha decidido ordenar la columna de mayor a menor. En Ordenar según podrá ordenar en caso de haber aplicado algún formato manual o condicional. El orden podrá ser por color de celda, de fuente o por icono de celda. En este caso se mantendrá Valores. Una vez finalizado presionar el botón Aceptar.

Puntos de interés a destacar:

  • Es de gran ayuda saber que en Ordenar se puede añadir hasta 64 niveles de ordenación presionando el botón Agregar nivel
  • El cuadro de ordenación distingue entre mayúsculas y minúsculas de la misma forma permite cambiar orientación del orden.
  • En el momento de ordenar datos, es importante que cada uno de ellos estén identificados según su formato, es decir, si es número el formato será numérico, si es texto el formato será tipo texto, en caso de no hacerlo se podrán producir errores en cuando se proceda con la organización de los datos.

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